A importância da definição de processos para sua empresa

Uma gestão eficiente requer uma série de analises e ações que podem melhorar a qualidade de produtos e serviços.

Uma destas analises é a definição de processos, uma tarefa estrutural que se utiliza das melhores práticas para melhorar o fluxo de trabalho por meio da documentação e padronização das atividades.

É aqui onde está uma das chaves para tornar empresas mais eficientes, utilizando as melhores práticas do mercado, reduzindo custos, agilizando o fluxo de trabalho, ampliando a performance e aumentando a rentabilidade.

Mas quais são os benefícios que a padronização de processos pode trazer para as empresas?

1 – Identificar e documentar procedimentos

A maioria das empresas não sabe exatamente quais procedimentos seus colaboradores executam na realização das tarefas diárias. Reunir esses procedimentos em fluxos de trabalhos compreensíveis e passíveis de reprodução por qualquer colaborador qualificado será um passo essencial para tornar a gestão mais eficiente.

2 – Tirar proveito das melhores práticas

A padronização reúne o que há de melhor nas práticas organizacionais. Isso significa que a empresa vai reunir as experiências mais eficientes na gestão dos processos, além de reduzir o número de erros, evitar retrabalhos e trazer melhorias no desempenho de toda a equipe.

3 – Facilitar o treinamento de novos colaboradores

Imagine um novo colaborador chegando a uma empresa onde não há nenhum procedimento padronizado. Certamente ele encontrará muitas dificuldades para uma adequação aos processos da função. Agora imagine o contrário, uma empresa com todos os processos mapeados. Um novo funcionário terá um fluxograma com os procedimentos essenciais, isso dará a ele a possibilidade de dar segmento às tarefas sem a necessidade de grandes interrupções, o que tornaria este treinamento menos custoso, mais eficiente e daria ao novo colaborador ferramentas para desempenhar com mais qualidade suas atividades.

4 – Priorizar e aperfeiçoar as tarefas

Uma empresa com todos os processos definidos entrega melhores resultados. Ela trabalha com procedimentos que já obtiveram êxito e é por esse motivo que ela é mais assertiva, pois identifica os problemas, faz a correção e realiza a melhoria de tarefas, o que resulta em benefícios para a qualidade de produtos e serviços, e consequentemente, em uma maior satisfação de seus clientes.

5 – Agilizar o fluxo de trabalho

Empresas que já realizaram o mapeamento de processos, ganham em rendimento e performance. Com procedimentos definidos, os colaboradores conseguem otimizar a execução das tarefas e a empresa entrega mais qualidade em menos tempo.

6 – Reduzir custos

Com a definição de processos a empresa consegue identificar perdas e corrigir problemas operacionais.  Dessa forma, a empresa consegue fazer economia introduzindo as melhores práticas na realização de tarefas, excluindo procedimentos dispendiosos e evitando retrabalhos.

7 – Aumentar a rentabilidade

Esse é um dos resultados mais esperados pelas empresas com a realização do mapeamento de processos. É o aumento de rentabilidade que vai garantir o retorno do investimento na mudança da cultura organizacional da empresa.

8 – Reter talentos

Empresas bem organizadas costumam deixar seus funcionários mais satisfeitos. Isso ocorre principalmente com o perfil de colaboradores com desempenho acima da média que necessitam de um ambiente favorável para manter não só a performance, mas principalmente a qualidade do trabalho realizado.

9 – Transforma a cultura organizacional da empresa

Projetos de mudança organizacional nas empresas geralmente sofrem muita resistência por parte dos colaboradores.  Porém, após a implantação, eles (os colaboradores) costumam entregar a realização de tarefas de forma mais eficiente com processos mais organizados e conscientes da importância de cada procedimento.

10 – Implementa novas tecnologias de gestão

É a oportunidade da empresa tomar grandes decisões, como a contratação de tecnologias que possam apoiar  uma gestão mais eficiente. Isso inclui uma avaliação sobre a possibilidade de contratação ou substituição do sistema ERP. Aqui, deve-se verificar algumas questões importantes: o sistema de gestão em uso está sendo capaz de acompanhar o crescimento da empresa? Está correspondendo às expectativas do negócio? A empresa está perdendo espaço para os concorrentes no mercado?

A gestão é o resultado de um conjunto de processos estruturados. Tarefas mal executadas podem levar a perdas financeiras, perda de clientes e desta maneira prejudicar o fluxo de caixa com efeito sobre as expectativas de crescimento da empresa.

Entender quais são os processos necessários para a fabricação de um produto ou a realização de um determinado serviço é essencial para manter padrões de qualidade e manter a fidelidade de clientes, além de criar novas expectativas de ampliação do negócio por meio do aumento da rentabilidade.